A saúde da
empresa depende da boa gestão financeira.
Nesta Quinta Feira dia 21/11/2013 na sede da Associação Comercial e Industrial de Samambaia (ACISA) estive debatendo um assunto de extrema importância não só para os empresários de Samambaia mais para todo o Distrito Federal juntamente com o Sebrae e alguns amigos empresários.
Tomar decisões sem planejamento e sem controles gerenciais para a gestão de capital de giro, de preços e
margens de lucro podem gerar uma série de dores de cabeça para sua empresa.
Agora, com um bom planejamento, informações confiáveis e instrumentos de controle, você pode solucionar ou
minimizar problemas e evitar futuros aborrecimentos.
A manutenção de uma liquidez confortável e seus resultados satisfatórios são frutos de uma série de decisões e
atitudes tomadas diariamente.
Nesta página você irá encontrar uma série de informações e instrumentos para ajudá-lo na gestão financeira e
fazer com que sua empresa possa ampliar seus lucros e fazer investimentos com mais tranquilidade.
O que são os controles financeiros
Ferramentas indispensáveis para o planejamento dos negócios
Conheça, a seguir, alguns controles financeiros.
Controle de caixa
De vital importância. Por meio dos registros realizados, pode-se conhecer a origem e o destino de todo o dinheiro movimentado pela empresa diariamente, ou seja, sua própria história.
Controle de bancos
Sua finalidade é registrar as entradas e saídas de valores na conta bancária da empresa, permitindo o controle atualizado do seu saldo.
Controle de contas a receber
Possibilita o conhecimento dos seguintes pontos:
- montante dos valores a receber;
- contas vencidas e a vencer;
- clientes que não pagam em dia;
- como programar suas cobranças.
Controle de contas a pagar
Possibilita que o empresário fique permanentemente informado sobre:
- vencimento dos compromissos;
- como estabelecer prioridades de pagamento;
- montante dos valores a pagar.
Fluxo de caixa
Projeção das entradas e saídas de recursos financeiros para determinado período, visando prever a necessidade de captar empréstimos ou aplicar excedentes de caixa nas operações mais rentáveis.
Objetivos:
- proporcionar o levantamento de recursos financeiros necessários às operações econômico-financeiras da empresa;
- utilizar, da melhor forma possível, os recursos financeiros disponíveis na empresa, para que não fiquem ociosos, estudando, antecipadamente, a melhor aplicação, o tempo e a segurança dos mesmos;
- saldar as obrigações da empresa nas datas de vencimento;
- analisar as fontes de crédito que proporcionam empréstimos menos onerosos, em caso de a empresa necessitar de recursos;
- desenvolver, na empresa, o controle dos saldos de caixa e dos créditos a receber;
- buscar o perfeito equilíbrio entre ingressos e desembolsos de caixa da empresa;
- manter a empresa em permanente situação de solvência.
Os custos de uma empresa
Todas as empresas, independentemente da área de atuação (comércio, indústria ou serviços), possuem gastos. Esses gastos se subdividem genericamente em custos, despesas variáveis e despesas fixas. Sua análise se faz necessária para a apuração correta da lucratividade e para o gerenciamento financeiro mais eficiente.
- Custos do produto - os custos referem-se aos gastos efetuados com materiais e insumos (na produção do bem, no caso da indústria), aquisição do produto (no caso do comércio) ou realização dos serviços.
- Despesas variáveis - são aquelas que variam proporcionalmente ao volume produzido ou ao volume vendido, ou seja, só haverá despesa, se houver venda ou unidades produzidas. Exemplo: comissões sobre vendas, impostos.
- Despesas fixas - são aquelas cujo total não varia proporcionalmente ao volume produzido (na indústria) ou ao volume de vendas (comércio e serviço), ou seja, há despesas a serem pagas independentemente da quantidade produzida ou do valor de vendas. Exemplo: aluguel, honorários de contador, seguro da empresa, salário dos funcionários, entre outros.
Estrutura de resultados
Trata-se de uma ferramenta utilizada para realizar a análise econômica da empresa e apurar o lucro operacional por determinado período. A Estrutura de Resultados é composta pelas vendas totais, custos, despesas variáveis e despesas fixas, permitindo determinar a margem de contribuição, o ponto de equilíbrio e o lucro operacional.
- Margem de contribuição - é a diferença entre a Receita Total (Vendas) da empresa e seus Custos e Despesas Variáveis. Pode-se entender que a margem de contribuição é a parcela da receita total que ultrapassa os custos e despesas variáveis e que contribuirá para cobrir as despesas fixas e, ainda, formar o lucro.
MC = RT (C + DV)
Onde:
MC= margem de contribuição;
RT = receita total;
C = custos;
DV = despesas variáveis.
- Ponto de equilíbrio - é o valor das vendas que permite a cobertura dos gastos totais (custos, despesas fixas e despesas variáveis). Nesse ponto, os gastos são iguais à receita total da empresa, ou seja, a empresa não apresenta lucro nem prejuízo.
As perguntas mais frequentes são: Quanto terei de faturar para conseguir pagar os meus custos, despesas fixas e variáveis? Quais as quantidades que terei de produzir/vender para ter lucro?
O ponto de equilíbrio é que define e esclarece essas dúvidas. Há duas formas de determiná-lo:
1 - Por meio do volume de vendas
PE = (DF/MC)X VT
Onde:
VT = Vendas totais:
PE = ponto de equilíbrio:
DF = Despesas fixas:
MC = Margem de contribuição.
2 - Ponto de Equilíbrio Unidades Produzidas
PE = (DF x VT)/[PV unit - (Cunit+DV unit)]
Onde:
VT = Vendas totais;
PE = Ponto de equilíbrio;
DF = Despesas fixas;
PV unit = Preço de venda unitário do produto;
C unit = Custo unitário do produto;
DV unit = Despesa variável unitária.
Faça o controle financeiro da sua empresa
Autor: Dilson Campos Oliveira
Fonte: Como elaborar controles financeiros
Empresas devem organizar as informações financeiras para que sejam facilmente encontradas e utilizadas no processo de tomada de decisões
De nada adianta a empresa ter uma série de dados, se eles não forem confiáveis e se os procedimentos adotados não estiverem organizados para fornecer informações em tempo hábil. Imagine a seguinte situação: para agilizar os recebimentos, a empresa organiza o controle de contas a receber somente em ordem alfabética, pois, dessa maneira, fica fácil localizar a ficha do cliente. Com esse procedimento, veja as dificuldades para obter outras informações necessárias à gestão de contas a receber:
- Qual é o valor total a receber dos clientes?
- Qual é o valor a receber nos meses seguintes?
- Qual é o montante em atraso? Qual é o valor vencido há mais de 30 dias?
Para evitar essas dificuldades, a empresa precisa organizar os controles para fornecer as informações úteis para as decisões financeiras.
Controle diário de caixa
Registre todas as entradas e saídas de dinheiro, além de apurar o saldo existente no caixa. A principal finalidade é verificar se não existem erros de registros ou desvios de recursos.
As diferenças porventura existentes têm que ser apuradas no mesmo dia. Corrige-se os erros de registro e a diferença estará zerada. Se ela ocorrer por desvios, resta ao empresário demitir os responsáveis.
Além disso, o controle de caixa fornece informações para:
- Controlar os valores depositados em bancos;
- Fazer pagamentos em dinheiro;
- Controlar e analisar as despesas pagas;
- Fornecer dados para elaboração do fluxo de caixa.
Por medidas de segurança, evite manter dinheiro e cheques em caixa.
Controle bancário
É o registro diário de toda a movimentação bancária e do controle de saldos existentes: depósitos e créditos na conta da empresa e os pagamentos feitos por meios bancários e outros valores debitados em conta (tarifas, juros, contas de energia, água e telefone etc.).
Tem duas finalidades: confrontar os registros da empresa e os lançamentos do banco e gerar informações sobre os saldos bancários (se são suficientes para pagar os compromissos do dia).
Controle diário de vendas
Sua principal finalidade é acompanhar as vendas diárias e o total das vendas acumuladas durante o mês, possibilitando ao empresário tomar providências
diárias para que as metas de vendas sejam alcançadas.
Pode ser organizado para fornecer as seguintes informações:
- Total das vendas diárias e os prazos de recebimentos;
- Totalizar as vendas mensais pelos prazos de recebimentos;
- Fornecer dados para conferência de caixa (se os valores das vendas à vista foram registrados no caixa);
- Controlar os registros dos valores das vendas a prazo no controle de contas a receber;
Contas a receber
Controla os valores das vendas a prazo e deve ser organizado para:
- Fornecer informações sobre o total dos valores a receber;
- Estimar os valores a receber por períodos de vencimento;
- Conhecer o montante das contas já vencidas e os períodos de atraso e tomar providências para a cobrança;
- Fornecer informações sobre os clientes que pagam em dia;
- Fornecer informações para os elaboração do fluxo de caixa.
Contas a pagar
Organize os totais a pagar por período de vencimento: dia, semana, quinzena etc. Vantagens de manter as contas em dia:
- Estabelece prioridades de pagamento em caso de dificuldades financeiras;
- Controla o montante dos compromissos já vencidos e não pagos, em casos de dificuldades financeiras;
- Fornece informações para elaboração de fluxo de caixa.
Controle mensal de despesas
Registra o valor de cada despesa. Algumas delas necessitam de um controle mais rigoroso, ou até a decisão de cortar gastos.
EstoquesControlando os estoques, você evita desvios, fornece informações para reposição dos produtos e facilita as providências para redução do estoque. O controle deve ser organizado para fornecer as seguintes informações:
- Montante financeiro do estoque e o valor por linha de produtos;
- Quantidades em cada item de estoque;
- Quantidade e custo das mercadorias vendidas;
- Estoques sem movimentação;
- Necessidade de reposição e fluxo de caixa.
O acompanhamento e o controle das vendas
Conheça o planejamento da empresa por meio do acompanhamento da equipe e do controle de vendas
Planejar ações de vendas e, por meio de avaliações sistemáticas, ampliar o índice de acerto e corrigir erros cometidos, é uma forma de empresas aumentarem a competitividade no mercado.
A adoção de um controle de vendas possibilita ao empresário prever receitas futuras e, consequentemente, programar as compras da empresa. Além disso, torna-se mais fácil acompanhar o comportamento mensal das vendas, as variações devido à sazonalidade, bem como o prazo médio concedido para os pagamentos realizados a prazo.
Adotar um controle de compras, algo possível em consequência do controle de vendas, possibilita ao empresário a melhor distribuição de compras para meses seguintes, baseando-se nas previsões de vendas e nos compromissos assumidos. Esse controle permite a determinação do prazo médio das compras.
São parâmetros que podem ser usados para checar o desempenho da empresa:
– Nível de faturamento;
– Depoimentos de vendedores e representantes de vendas sobre o impacto do esforço da empresa junto ao mercado consumidor;
– Grau de lucratividade.
Contudo, para que se possa planejar, é necessário que se disponha de controles de vendas eficazes, que realmente reflitam os resultados obtidos. Para que a eficácia seja possível no planejamento e na avaliação das vendas, deve-se agir em dois estágios:
1) Sistema de controles (estatística) eficiente
Obtido com a checagem periódica do:
– Relatório de desempenho da empresa em período determinado, bem como de cada vendedor ou representante;
– Volume de vendas obtidas, total e por linha de produtos, identificando produtos de maior saída e/ou com maior margem de lucro;
– Comparativo de evolução das vendas por período (da empresa como um todo e por vendedor ou representante);
– Quadro de metas de vendas a serem atingidas;
– Número de clientes novos em relação a clientes antigos da empresa;
– Índice de inadimplência das vendas no período e quadro comparativo com períodos anteriores. Deve ser calculado levando-se em consideração o valor total a receber do período contra o que realmente foi recebido. A comparação do valor recebido com as vendas do período pode distorcer o resultado;
– Valor médio das vendas, calculado com o valor total das vendas dividido pelo número de vendas realizadas;
– Número de itens por venda, calculado com o volume total de itens vendidos, dividido pelo número de vendas realizadas;
– Estatística da taxa de conversão de vendas, calculada com o número de vendas realizadas, dividido pelo número de clientes atendidos.
A periodicidade dos relatórios deve ser adaptada à cultura da empresa.
2) Acompanhamento de vendas
A função essencial da gerência é acompanhar o processo de vendas, estimulando vendedores ou representantes a avaliar os resultados obtidos e buscar novos desafios.
Assim, algumas funções não podem ser abandonadas:
– Realizar reuniões semanais de acompanhamento dos dados, estimulando toda a equipe para buscar os resultados estabelecidos;
– Orientar, para que os resultados não tenham apenas um efeito de curto prazo;
– Cobrar a equipe, mas formar grandes vendedores;
– Rejeitar desculpas para o não cumprimento de metas, buscando encontrar com a equipe o real motivo e solucioná-lo;
– Não esquecer que é o chefe durante o horário de trabalho, mas que é saudável manter laços de amizade após o expediente.
